En fait, si je ne me trompe pas, le DSM s'installe sur les 4 disques pour être certain qu'en cas de perte d'un des disque le système de base puisse toujours démarrer. Donc il est normal que tu trouves une partition de 300M sur chacun des disques sans rien avoir encore configuré. Il existe plusieurs possibilités de configuration du NAS avec 4 disques selon les goûts, les envies et l'utilisation.
La première chose à comprendre sur les dossiers partagés est qu'ils permettent la mise en place de droits d'accès spécifiques selon ce que tu veux faire (droits par utilisateurs, groupes, par applications ..etc..)
Le fait de séparer les 4 disques comme tu l'as fait n'est pas un mauvais choix en soit pour la partie volume1 et volume2, par contre, pour avoir un "secours" simple de ces deux volumes, j'aurais plutôt pour ma part fait le choix suivant :
Création d'un groupe de disque comprenant le disque1 et le disque2 (pour utiliser la fonction de Raid1 afin d'avoir un secours automatique)
Création du volume1 sur ce groupe de disque
Création d'un groupe de disque comprenant le disque3 et le disque4 et création du volume2 sur ce deuxième groupe de disque.
Avec cela, tu sépares bien les fonctionnalités de comme tu le souhaites sur volume1 et volume2 et la sécurisation des données sur chaque volume est gérée de façon autonome par le synology au travers du système de Raid.
Car ce qu'il faut comprendre dans ton système, c'est que si tu perds ton volume1, tu auras les données sur ton volume "Sauvegarde Volume 1" mais les applications ne fonctionneront plus puisque installées sur ton disque qui est en panne.
Pour ta deuxième question, je ne sais pas y répondre. En espérant t'avoir un peu aidé à comprendre.