C'est pour ça qu'il est très difficile de dire à quelqu'un quoi faire. Ca dépend totalement de ce que cette personne veut faire.
Ce que j'ai décrit plus haut est une approche mais il y en a d'autres. Dans les lieux de travail par exemple où plusieurs personnes vont avoir à travailler sur des fichiers communs, par exemple dans l'édition d'un journal. Un journaliste va écrire un article sur word par exemple. Ce fichier word ne sera pas inscrit sur son ordi mais sur le syno. Cela permettra alors à un correcteur de le reprendre pour corriger les fautes mais le fichier restera sur le syno. Ensuite le metteur en page, etc. Ainsi tout le monde va travailler sur le même fichier qui sera toujours à jour.
L'inconvénient de cette solution est que si un des employé travaille sur le terrain (hors du bureau) avec un portable il n'aura pas le fichier du syno et ne pourra pas travailler. Le second inconvénient est que si l'un des gus bousille le fichier...
On peut alors envisager une solution intermédiaire. On considère le fichier du syno comme référence ou "maitre". Mais chaque ordi possède une copie de ce fichier. A l'allumage de l'ordi un logiciel comme syncback va automatiquement synchroniser son fichier local avec celui du syno. L'employé va travailler dessus. Périodiquement syncback fera des synchros et de toute façon une dernière lors de l'arrêt de l'ordi. De même pour tous les autres employés et ainsi tout le monde aura les mêmes données et surtout un employé détaché sur le terrain pourra aussi travailler.
On peut aussi (synology offre un module à cet effet) se créer un cloud privé. C'est un peu le même principe mais étendu à internet.
Dans tous les cas il faut quand en plus se prévoir une procédure de sauvegarde sérieuse au cas où !
Les procédés peuvent très vite devenir très complexes, le syno permettant une infinité de fonctionnements différents.
On peut aussi créer plusieurs DP dont les données ne pourront être accessible qu'à des "utilisateurs" disposant des "privilèges" voulus. Par exemple dans une société un DP "banques finances" sera accessible au patron et au comptable mais pas au magasinier.
De même chez toi au lieu de fourrer toutes tes vidéos dans le même DP, il pourrait y avoir intérêt à les répartir sur plusieurs DP suivant leurs styles par exemple. Ainsi les films violents, pornos etc pourront être bloqués aux enfants.
Un syno est beaucoup plus qu'un simple "sac" à films ou musique. Dans ce cas de simples disques USB seraient suffisants.
En fait c'est un véritable ordinateur mais spécialisé dans la fonction de serveur de données.